Como ter um Fluxo de atendimento digital de hof no consultório?

Otimizar o fluxo de atendimento da sua clínica de harmonização facial é um processo que impacta em todas as etapas do tratamento dos pacientes. É assim que você mantém sua agenda cheia e seus pacientes satisfeitos!

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Manter a rotina totalmente sob controle no consultório de Harmonização Facial não é uma tarefa fácil. O profissional de HOF quer ter uma agenda cheia, mas precisa de flexibilidade para fazer suas atividades com qualidade. E é isso o que um fluxo de atendimento digital de HOF pode proporcionar.

Ter tempo para avaliar os pacientes, planejar o tratamento ideal, acompanhar a recuperação do paciente e oferecer um atendimento excelente, do início ao fim, depende do fluxo que o profissional instala na sua clínica.

Otimizar o fluxo de atendimento significa economizar tempo com tarefas manuais e torná-las ainda mais eficazes. Toda a experiência do paciente se torna mais agradável, que é uma coisa muito importante para sua fidelização. Você consegue aliar a tecnologia, sem perder a humanização do atendimento.

Então, quer saber o que é necessário para ter um fluxo de atendimento digital de HOF?

Continue a leitura!

O agendamento de consultas deve ter um diferencial

Tudo começa com o primeiro contato que o paciente tem com a clínica, ou seja, o agendamento de consultas. Claro, é importante manter uma agenda organizada e ter esse recurso de forma digital é um grande aliado.

Mas apenas saber quantas consultas terá naquele dia não é o suficiente, você precisa reservar um tempo apropriado para cada tipo de consulta.

A primeira consulta de um paciente, por exemplo, costuma levar mais tempo, porque o profissional precisa fazer a avaliação inicial.

Como nós já falamos em um outro artigo, há vários modelos de anamneses que o profissional deve utilizar, cada um com uma função diferente, porém essencial para o diagnóstico. E por serem fichas bem completas, precisam de tempo e atenção.

Contudo, há outras coisas que interferem no tempo da primeira consulta, que envolvem a conversão do paciente. Mas nem tudo é sobre vendas, você ainda precisa oferecer um atendimento humanizado. Por isso que é tão importante ouvir o que o paciente tem a dizer na consulta. Não só sobre as queixas estéticas, como também sobre sua autoestima.

Mostrar que você se importa com o paciente, e que está preparado para tratá-lo, é um diferencial de alto valor. Você pode ler mais sobre o atendimento humanizado em Harmonização Orofacial aqui.

Definindo o fluxo de atendimento digital de HOF

Você também deve prestar atenção aos outros tipos de consulta, como as consultas de procedimento (clínicas) e as de reavaliação.

Além de cada procedimento ter uma demora diferente, ainda há o tempo do preparo dos materiais. E a reavaliação pode incluir o início de um novo planejamento para mais aplicações, se assim for necessário.

Então, sabendo qual tipo de consulta você está agendando, você consegue agendar as consultas com mais controle e se dedicar a cada paciente. O próximo paciente da agenda será atendido no horário certo, sem ter que esperar muito pela sua vez ou chegar bem depois do término da consulta anterior.

Além de agendar seus pacientes por tipo de consulta, é importante que você consiga visualizar as consultas por dia, semana, mês ou ainda pela linha do tempo de consultas de cada paciente.

Assim, você consegue organizar sua rotina apropriadamente para:

  • Não ter tempo de inatividade indesejado
  • Oferecer um atendimento com mais qualidade para seus pacientes
  • Acompanhar a evolução do atendimento de cada paciente com mais eficiência.

Praticidade para conversar com o paciente

Manter uma comunicação próxima e clara com o paciente é fundamental para oferecer o melhor atendimento possível. O profissional de HOF precisa esclarecer todos os pontos sobre o procedimento e ainda precisa se manter disponível posteriormente para tirar qualquer dúvida que ocorra.

Acredite, isso pode parecer simples, porém tem alto valor para a experiência do paciente, porque ele se sentirá seguro e acolhido se realizar o tratamento com você.

Então, além de explicar como o procedimento funciona, os riscos, a previsão do resultado e os cuidados prévios e posteriores, você precisa ter um canal de comunicação aberto e prático com o paciente. Mas como fazer isso?

A comunicação é o ponto mais importante de todo o atendimento

Um chat online profissional é a forma adequada de conversar com o paciente, por várias razões.

Em primeiro lugar, porque o profissional de HOF tem, em um único local, todas as conversas com os pacientes. Portanto não perde tempo procurando em que canal o paciente mandou alguma mensagem ou documento.

Em segundo lugar, porque todas as conversas ficam armazenadas na nuvem. Ou seja, você pode acessá-las a qualquer momento, de qualquer lugar, sem correr o risco de perdê-las. Assim, caso você precise consultá-las, sempre estarão lá para sua segurança.

E por último, porque o paciente pode entrar em contato com o profissional sempre que precisar. Só para exemplificar a importância disso, podemos pensar nos casos em que há efeitos adversos inesperados.

Quando o paciente identifica uma reação incomum, pode mandar uma mensagem rapidamente para o profissional. Ele, por sua vez, pode enviar uma anamnese para o paciente preencher, com a solicitação de de fotos do local. Após a avaliação, o profissional irá decidir se é necessário que o paciente compareça ao consultório ou não.

Assim, o profissional de HOF e o paciente economizam tempo de locomoção, e o profissional consegue montar um plano de ação rapidamente, caso seja necessário, antes do paciente chegar ao consultório.

Oriente seu paciente corretamente

Para ter um fluxo de atendimento digital de HOF, você precisa automatizar processos simples, mas que exigem tempo do profissional, como é o caso da instrução dos pacientes sobre os cuidados.

Nós já falamos no início do artigo sobre a orientação dos procedimentos, e que, aliás, é uma obrigação do profissional de Harmonização. Além de ser importante para a saúde do paciente, é para o sucesso do tratamento.

Assim que o planejamento do tratamento for concluído, você deve programar o envio das orientações para o paciente, do pré e do pós-procedimento. E claro, não deve passá-las por escrito, porque há um risco muito grande do paciente perder o papel, ou danificá-lo, e não tomar os devidos cuidados.

A vantagem de automatizar essa função é que o profissional tem um protocolo de cuidados para cada procedimento e condição do paciente. Todas as orientações são criadas a partir das respostas das anamneses.

Dessa forma, apesar dos procedimentos terem cuidados padrões, são personalizados para cada paciente, de acordo com suas necessidades.

Quando as orientação são passadas de forma segura, o paciente corre menos risco de sofrer com reações adversas. E, assim, o profissional não terá que lidar constantemente com essas situações, diminuirá a quantidades de consultas de reavaliação da sua agenda e poderá se concentrar em prospectar novos clientes.

Registre as etapas do Fluxo de atendimento digital de HOF

Outro ponto importante para implementar um fluxo de atendimento digital de HOF é oficializar o fechamento da venda. Como você faz isso?

Claro, todo procedimento deve ser oficializado com um contrato, mas as informações devem ser específicas. Não basta apenas registrar apenas o tipo de procedimento, dados de pagamento e do paciente.

Você precisa incluir as anamneses, mostrar o que levou ao tratamento e as alternativas a ele, e a previsão de durabilidade do efeito do procedimento. Isso é importante para mostrar que o paciente estava ciente de todo o processo e que você tomou as decisões de acordo com suas necessidades.

Com um contrato digital, você organiza e acrescenta facilmente, e sem erros, todas as informações que foram utilizadas no tratamento. Com o documento assinado pelo profissional de HOF e o paciente, ambos ficam protegidos juridicamente. E com ele salvo na nuvem, não há perigo de perdê-lo ou danificá-lo.

Essa etapa se torna bem mais prática, rápida e segura, porque o profissional não precisa ficar procurando por documentos de papel para redigir o contrato para todo paciente de seu consultório. Está tudo lá automaticamente!

Leia também: Conheça o SHOF: seu Sistema de Harmonização Orofacial

O que mais é preciso para ter um Fluxo de atendimento digital de HOF?

Se você quer ter um fluxo de atendimento digital de HOF, precisa trabalhar com uma ferramenta digital. Mas não com qualquer ferramenta, com uma que integre todos esses recursos e aqueles que estão relacionados ao planejamento.

O planejamento virtual do tratamento, por exemplo, pode ser compartilhado com o paciente em poucos cliques, assim como seu prontuário. Dentro do prontuário, ficam armarzenadas todas as informações do paciente e dos procedimentos.

O paciente pode visualizá-los com facilidade e o profissional pode utilizar os recursos com praticidade, tudo em um único local. E o SHOF é a ferramenta certa para você, sabe por quê? Porque ele atua como um assistente virtual, que te acompanha em todas as etapas dos tratamento.

Desde o primeiro contanto com o paciente até o envio das orientações, você tem amparo e recursos eficientes, que foram desenvolvidos especificamente para o dia a dia do profissional de HOF. Saiba mais sobre o SHOF aqui.

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